Le budget participatif est une démarche pour laquelle une partie du budget est affectée à la réalisation de projets que vous aurez proposés et choisis.

L’objectif est, ainsi, d’améliorer notre cadre de travail, par l’aménagement, la décoration ou la proposition d’activités.

Le règlement ci-dessous présente le cadre de ce budget participatif :

  1. Quel est le budget prévu ?
  2. Qui peut déposer un projet ?
  3. Quels types de projets peuvent être déposés ?
  4. Comment déposer un projet ?
  5. Comment les projets sont-ils analysés ?
  6. Comment les projets à réaliser sont-ils sélectionnés ?
  7. Quel est le suivi de la réalisation des projets ?

Calendrier

  • Dépôt des projets : du 01/01/19 au 28/02/19

  • Analyse des projets : du 01/03/19 au 30/04/19

  • Vote : du 01/05/19 au 31/05/19
  • Présentation des projets lauréats : le 01/06/19

Article 1 - Quel est le budget prévu ?

Une enveloppe financière de 50 000€ est dédiée à la réalisation des projets issus de cette démarche. Chaque projet déposé ne devra pas dépasser le montant maximal, fixé à 10 000 €.

La démarche ne donne lieu à aucune indemnisation. De même, les lauréats n’auront droit à aucune rémunération.

Article 2 - Qui peut déposer un projet ?

Le dépôt des projets est ouvert à l’ensemble des collaborateurs travaillant au sein du siège de Cap Audiovisuel.

Les projets peuvent être émis à titre individuel ou à titre collectif (au nom d’un service ou d’une équipe).

Article 3 - Quels types de projets peuvent être déposés ?

3.1 Critères de sélection

Les projets doivent respecter les critères de sélection suivants :

  • Favoriser l’intérêt général
  • Répondre aux normes de sécurité en vigueur et ne présenter aucun risque pour les collaborateurs ou les visiteurs
  • Être conforme au droit et au règlement intérieur de Cap Audiovisuel
  • Ne pas dépasser 10 000€
  • Ne pas être en contradiction avec des projets déjà prévus
  • Respecter le statut d’entreprise de Cap Audiovisuel
  • Pouvoir être réalisé dans un des espaces pré-définis (Accueil, Salles de repos, Salle de restauration, Salles de réunion, Premier étage, Deuxième étage, Troisième étage, Tous les bureaux, Extérieur, Sanitaires)

3.2 Accompagnement des porteurs de projet

Cap Audiovisuel s’engage à accompagner les collaborateurs dans la construction de leurs propositions. Pour cela, l’équipe en charge du budget participatif se tient à la disposition des porteurs de projets pour :

  • Répondre aux questions concernant la règlement et les critères d'éligibilité. Attention, cela ne peut se substituer à l'analyse des projets qui sera réalisée ultérieurement et aucune indication sur l'éligibilité de votre projet ne pourra vous être apportée à ce stade
  • Organiser des ateliers d'idéation pour favoriser l'émergence de projets

La participation à ces services n'est en rien obligatoire. Elle ne conditionne ni le dépôt des projets ni leur recevabilité.

Article 4 - Comment déposer un projet ?

Le dépôt des projets se fait en ligne, sur la plateforme.

Pour déposer un projet, chaque porteur devra répondre aux questions suivantes :

  • Titre du projet
  • Description du projet
  • Catégorie (parmi les catégories suivantes :
    • Accueil
    • Salles de repos
    • Salles de restauration
    • Salles de réunion
    • Premier étage
    • Deuxième étage
    • Troisième étage
    • Tous les bureaux
    • Extérieur
    • Sanitaires)
  • Nom/Prénom
  • Adresse mail

Article 5 - Comment les projets sont-ils analysés ?

5.1 Analyse des projets

La faisabilité technique, juridique et financière sera vérifiée par l’équipe en charge du budget participatif et les services compétents. La phase d’étude de la faisabilité des projets se déroule en plusieurs temps :

  • Étude de recevabilité : L’équipe en charge du budget participatif s’assure que le projet respecte bien les critères de recevabilité fixés à l’Article 3 du présent règlement, le cas échéant, après avoir s’être assuré du concours des services concernés ;
  • Étude de faisabilité : Les services compétents étudient la faisabilité juridique et technique ;
  • Estimation financière : Les services réalisent une estimation du coût du projet.

Si nécessaire, l’équipe en charge du budget participatif et les services pourront prendre contact avec les porteurs de projets pour obtenir plus de précisions et clarifier certains aspects du projet, afin de pouvoir en faire l’analyse.

Une fois l’analyse achevée, les projets entrent dans une des catégories suivantes :

  • En cours d’analyse (statut par défaut)
  • Soumis au vote (le projet est éligible)
  • Non réalisable (le projet n’est pas éligible)
  • Hors cadre (le projet n’est pas éligible)
  • Déjà prévu (le projet n’est pas éligible)
  • Fusionné (le projet est éligible)

Une réponse est apportée aux projets non-éligibles afin d’expliquer les raisons de leur irrecevabilité. Pour assurer une parfaite transparence de la démarche, le motif de rejet des projets sera publié sur la plateforme en ligne à la fin de la phase d’analyse, et les porteurs de projet concernés en seront informés par courriel.

La réponse négative adressée au porteur de projet n’est susceptible d’aucun recours.

L’intégralité des projets, qu’ils soient soumis au vote ou non, restent visibles sur la plateforme en ligne, ainsi que leur motif d’irrecevabilité.

5.2 Modification des projets

Les projets pourront être amendés par l’équipe en charge du budget participatif, en accord avec le porteur, au cours de la phase d’analyse. Aucun amendement ne sera apporté à un projet sans l’accord du porteur. Toute modification réalisée sur un projet en accord avec l’équipe pendant la phase d’analyse sera indiquée en toutes lettres sur la fiche projet disponible sur la plateforme.

Les porteurs de projets pourront également se voir proposer de fusionner leur projet avec d’autres projets lorsque ceux-ci sont similaires : si des projets font l’objet d’une fusion, une mention sera présente au moment du vote.

Article 6 - Comment les projets à réaliser sont-ils sélectionnés ?

6.1 Vote

Les projets ayant été déclarés recevables lors de la phase d’analyse sont soumis au vote sur la plateforme.

Le vote des projets est ouvert à tous les collaborateurs travaillant au sein de Cap Audiovisuel.

Chaque participant peut voter pour les 5 projets de son choix.

6.2 Accompagnement des porteurs de projets

Cap Audiovisuel s’engage à accompagner les porteurs de projets dans leur campagne de mobilisation. Pour cela, l’équipe en charge du budget participatif se tient à la disposition des porteurs de projets pour :

  • Mettre à disposition un kit de mobilisation pour tous les porteurs de projets
  • Organiser des ateliers de création vidéo
  • Organiser des ateliers d’accompagnement à la mobilisation
  • Organiser une présentation des projets soumis au vote

La participation à ces services n'est en rien obligatoire.

6.3 Sélection des projets à réaliser

Les projets réalisés sont sélectionnés par ordre décroissant du nombre de votes, dans la limite de l’enveloppe budgétaire allouée, d’un montant de 50 000€ au total.

La liste officielle des projets retenus sera publiée sur la plateforme à l’issue de cette période de vote.

Article 7 - Quel est le suivi de la réalisation des projets ?

Cap Audiovisuel mettra tout en œuvre pour réaliser les projets retenus dans un délai de 6 mois.

Il sera possible de suivre la réalisation des projets via la plateforme, grâce à la frise de réalisation des projets qui se trouve dans la fiche de chaque projet.